De Werkkostenregeling (WKR)

Werkkostenregeling vanaf 1 januari 2015 verplicht voor alle werkgevers


Inleiding

De werkkostenregeling (WKR) vervangt de regels voor (onbelaste) vergoedingen en verstrekkingen. Op 1 januari 2015 is de WKR voor elke werkgever verplicht geworde. De mogelijkheid om te kiezen voor het 'oude' systeem is per eind 2014 vervallen.

 

Hoofdlijnen WKR

  • De basis van de werkkostenregeling is een 'vrije ruimte' ter grootte van 1,2% (2015) van de fiscale loonsom. Binnen deze vrije ruimte blijven de door de werkgever aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen (inclusief terbeschikkingstelling) aan werknemers onbelast.
  • Bovenop de vrije ruimte geldt voor bepaalde zakelijke kosten en verstrekkingen een 'gerichte vrijstelling' of 'nihil-waardering' op basis waarvan belastingheffing achterwege blijft.
  • Voor zover de aangewezen kosten de vrije ruimte overschrijden en er geen vrijstelling / nihil-waardering van toepassing is betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing. Het tarief daarvan bedraagt 80%. Deze eindheffing mag voor een heel kalenderjaar ineens worden verwerkt in de eerste aangifte loonheffingen van het volgende jaar (dus: de eindheffing 2015 wordt aangegeven in de aangifte loonheffingen over januari 2016 en afgedragen aan de Belastingdienst in februari 2016). Over deze kosten vindt geen heffing plaats bij individuele werknemers.
  • 'Aanwijzen' van kosten die de werkgever onder de WKR wil laten vallen vindt vooraf plaats en komt uiteindelijk tot uitdrukking door deze binnen de loonadministratie te rekenen tot de vrije ruimte c.q. het bedrag waarover 80% eindheffing wordt voldaan. Deze kostensoorten kunnen bijvoorbeeld worden vermeld in een kostenreglement of personeelshandboek.
  • De met de WKR beoogde administratieve lastenverlichting zit met name in het feit dat de onder de WKR aangewezen kosten niet individueel per werknemer hoeven te worden bijgehouden en belast.

 

Let op 1: een vergoeding voor zogenaamde 'intermediaire kosten' is sowieso onbelast en niet van invloed op de vrije ruimte. Daarvan is sprake als een werknemer een betaling verricht voor zijn werkgever en het voorgeschoten bedrag terugkrijgt. Bijvoorbeeld: de werknemer koopt zaken die eigendom worden van de werkgever, kosten die samenhangen met de auto van de zaak, de werknemer doet uitgaven voor relaties van de werkgever.

Let op 2: voor alle vergoedingen en verstrekkingen geldt de 'gebruikelijkheidstoets'. Deze beoogt te voorkomen dat aan een werknemer meer kosten worden vergoed dan in een vergelijkbare baan gebruikelijk is. Daarbij gaat de Belastingdienst ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400 per persoon per jaar in elk geval gebruikelijk is.

 

Gerichte vrijstellingen

Onder de gerichte vrijstellingen vallen de vrijstellingen die veelal ook onder de 'oude' regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen bestonden. Onderstaand een aantal voorbeelden van de gerichte vrijstellingen voor de WKR:

  • Vervoer en reiskosten voor woon-werkverkeer maximaal € 0,19 per kilometer (ook per fiets/bromfiets), losse kaartjes voor zakelijke reizen met het openbaar vervoer of het abonnement voor reizen met openbaar vervoer.
  • Maaltijden met een "meer dan bijkomstig" zakelijk karakter, zoals bij overwerk, koopavonden, dienstreizen en etentjes met klanten.
  • Cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk.
  • Korting op producten uit eigen bedrijf tot een bedrag van 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan € 500,- per werknemer per kalenderjaar.
  • Gereedschappen, computers, communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Hieronder kunnen bijvoorbeeld een laptop en een tablet (zoals een iPad) onder vallen.
     

Nihil-waarderingen

Een aantal verstrekkingen in natura wordt binnen de WKR tegen nihil gewaardeerd, waardoor deze geen effect hebben op de vrije ruimte. Het betreft bijvoorbeeld:

  • Voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen en kantoorspullen, vaste computer, kopieerapparaat en vaste telefoon.
  • Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd, zoals koffie, thee, gebak, fruit en andere tussendoortjes.
  • Ter beschikking gestelde kleding. Deze moet aan een aantal strikte voorwaarden voldoen (zoals minimale omvang bedrijfslogo's).
  • De ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeel-urenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.
  • Het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt of wanneer de lening voor de financiering eigen woning van de werknemer is.

 

Voorbeelden van kosten die in de vrije ruimte vallen

Voor bepaalde kostensoorten is duidelijk dat geen gerichte vrijstelling of nihil-waardering van toepassing is. Mits 'aangewezen' vallen deze kosten daarom doorgaans in de vrije ruimte of de 80%-eindheffing. Ik noem de volgende kostensoorten:

  • Kerstpakket voor de werknemers en andere geschenken > € 25.
  • Kosten kantooruitjes, bedrijfsfeestjes en personeelsborrels (buiten de deur).
  • Fiets van de zaak.
  • Reiskosten voor zover deze hoger zijn dan € 0,19 per kilometer.
  • Huur voor parkeerplaatsen elders (bijv. in een openbare parkeergarage) en kosten parkeervergunning (voor parkeren langs de openbare weg) ten behoeve van werknemers die met een prive-auto naar het werk komen.
  • Contributie vakbond.
  • Rijbewijs.
  • Premie van de zorgverzekering.
  • Niet-onderbouwde vaste kostenvergoeding.


Let op: geschenken 'in natura' tot € 25 (incl. BTW) bij bijzondere gelegenheden zijn onder voorwaarden belastingvrij. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een 'aardigheidje' bij huwelijk of geboorte.

 

Vaste kostenvergoeding

Net als onder de 'oude' regels kan een werkgever onder de WKR een vaste kostenvergoeding aan werknemers betalen voor periodiek terugkerende kosten. Nog altijd is daarvoor nodig dat een werkgever vooraf specificeert op welke soorten kosten de vaste vergoeding ziet en voor welke bedragen. Nieuw is dat onder de WKR een kostenonderzoek verplicht is. Het enkel schatten van de kosten is dus niet voldoende: er moet daadwerkelijk onder de medewerkers een steekproef worden gehouden van tenminste drie maanden ter vaststelling en onderbouwing van de vaste kostenvergoeding! Zonder een dergelijk kostenonderzoek kan een vaste vergoeding niet onbelast zijn! Een uitzondering hierop geldt voor reeds bestaande vaste kostenvergoedingen. Let op: die moeten natuurlijk wel vooraf naar aard en omvang gespecificeerd zijn! Ons advies is om in elk geval bij vaste vergoedingen die al langer dan drie jaar niet tegen het licht zijn gehouden (wij zien nog vaste vergoedingen die gebaseerd zijn op guldensbedragen....) een nieuw kostenonderzoek uit te voeren.

 

Administratie aanpassen

Om de WKR te kunnen uitvoeren - en correcte aangifte loonbelasting te kunnen doen - is informatie nodig over de kosten en de omvang daarvan. De aangewezen kosten en de kosten die onder een gerichte vrijstelling of nihil-waardering vallen moeten kunnen worden afgeleid uit de boekhouding. Het kan zijn dat daartoe enige aanpassing van het gehanteerde grootboekrekeningschema nodig is. Daarnaast is van belang dat al bij het invoeren van de administratie oog is voor de betreffende kosten. Een aandachtspunt hierbij is dat het voor de WKR gaat om de kosten inclusief BTW! Naar onze verwachting zullen vooral kleinere werkgevers niet of nauwelijks aanpassingen hoeven doen en in veel gevallen uit de voeten kunnen met het middels een eenvoudig Excel-rekenblad bijhouden van de WKR-kosten die worden overgenomen uit de administratie.

 

Actiepunten voor werkgevers

Om als werkgever per 1 januari 2015 over te gaan op de werkkostenregeling kunt u als volgt te werk gaan:

  • breng in kaart welke vergoedingen / verstrekkingen er thans - onbelast - aan de medewerkers worden gedaan en tot welke bedragen.
  • beoordeel of - met gebruikmaking van de vrije ruimte, de gerichte vrijstellingen en de nihil-waarderingen - deze ook onder de WKR belastingvrij zijn.
  • als de 80%-eindheffing aan de orde is: overweeg dan - zo nodig in overleg met uw medewerkers - of aanpassing van de kostenvergoedingen en/of het arbeidsvoorwaardenpakket nodig / mogelijk zijn.
  • wijs de kosten die u onder de vrije ruimte en de 80%-eindheffing wilt brengen aan, bij voorkeur door schriftelijke vastlegging, voor 1 januari 2015.
  • ga na of uw administratie voldoende informatie oplevert of dat aanpassing daarvan nodig is.

 

Kortom, er is geen weg terug: de werkkostenregeling komt eraan! Zorg dat u er niet door wordt verrast! Wellicht is dit een mooie aanleiding om uw arbeidsvoorwaarden en kostenvergoedingsregelingen eens op te frissen. Wij helpen u graag bij de voorbereidingen!

We hebben u hiermee een beknopte samenvatting gegeven van de per 1 januari 2015 verplichte werkkostenregeling. Laat u in concrete situaties goed adviseren! Voor vragen of nadere toelichting weet u ons te vinden! U kunt contact met ons opnemen via het contactformulier of telefonisch (015-2136746).

 

Wellicht ook interessant voor u: Wijzigingen arbeidsrecht 2015