Welke uitgaven zijn aftrekbaar als bedrijfskosten?

Welke kosten zijn aftrekbaar van de winst van uw onderneming?

 

Inleiding

Een vraag die bij veel ondernemers wel eens opkomt is welke kosten wel aftrekbaar zijn binnen de onderneming en welke niet. Het is zonde om wat dat betreft kansen te missen! Kosten die aftrekbaar zijn verlagen immers de belastbare winst en daarmee de verschuldigde belasting. Wie wil er nu teveel betalen....?

Wat is de afweging die de boekhouder maakt c.q. zou moeten maken als hij uw administratie aan het verwerken is en hij de factuur van uw derde iPad en alweer uw tweede nieuwe laptop dit jaar tegenkomt, alsmede de maandelijkse facturen van de kosten voor de abonnementen van drie mobiele telefoonnummers? Om nog maar niet te spreken over de Belastingdienst, die bij u een boekenonderzoek zou kunnen instellen.

De regels zijn voor ondernemers die werken vanuit een B.V., met uitzonderingen, grosso modo hetzelfde als voor ondernemers in de inkomstenbelasting. In het navolgende laat ik de renteaftrekbeperkingen die bij B.V.'s e.d. gelden buiten beschouwing, evenals de problematiek van onzakelijke geldleningen.
 

Aftrekbare kosten

Uitgaven die zijn gedaan met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming kunnen (ineens dan wel via afschrijving) ten laste van het resultaat worden gebracht! Oftewel, de kosten moeten hun oorzaak vinden in de onderneming om aftrekbaar te zijn. Daarbij geldt dat de Belastingdienst niet op de stoel van de ondernemer mag gaan zitten en zich dus niet heeft te bemoeien met de afweging of een uitgave nuttig / nodig is. Dat bepaalt de ondernemer zelf!

Daarmee zou dit artikel eigenlijk eindigen, ware het niet dat er enkele beperkingen en nuances zijn die voortvloeien uit rechtspraak en wetgeving.
 

Toetsing

De al dan niet zakelijke bedoelingen van de ondernemer zijn dus bepalend voor de aftrekbaarheid van een uitgave. Dat is echter anders als er een zodanige wanverhouding bestaat tussen een uitgave en het nut daarvan dat geen weldenkend ondernemer vol kan houden dat deze is gedaan in het zakelijke belang van de onderneming. Een bekend voorbeeld is de medisch specialist die een vliegtuig (Cessna) aanschafte om patienten in het buitenland te kunnen bezoeken. Dat vond de belastingrechter te ver gaan. Van de totale kosten van het vliegtuig werd daarom slechts een deel, corresponderend met het veronderstelde zakelijke nut, in aftrek toegestaan. Andere bekende voorbeelden uit de fiscale rechtspraak zijn het wagenpark-arrest (ook wel bekend als het Bentley-arrest; de eigenaar hield nogal van exclusieve auto's en had er daarvan meer dan 40 op de zaak aangeschaft...), het renpaarden-arrest (uitzenbureau heeft twee renpaarden, promotiekosten / hobby?), en het kart-arrest (kart-team van de zoon van de ondernemer).
 

Zakelijk of privé?

De Belastingdienst mag wel de aard van de uitgaven beoordelen: wordt met de uitgave een zakelijk doel nagestreefd of gaat het om privé-aangelegenheden van de ondernemer? Voor zover uitgaven worden gedaan voor prive-doeleinden zijn ze niet aftrekbaar. Soms moet dus een splitsing zakelijk-prive worden gemaakt. Deze beoordeling kan tot discussie met de fiscus leiden, waarbij deze soms via een omweg toch probeert het nut en de noodzaak aan de orde te stellen. Een recent voorbeeld ging over een advocaat die een poloteam sponsorde. De rechter oordeelde dat een deel van de kosten voortkwam uit 'persoonlijke affiniteit' met de sport, en schrapte in zoverre de aftrek.

 

Wees dan ook niet verbaast als bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst vragen worden gesteld over bonnetjes van 'zakendiners' waar steevast 4 fristi's, 4 appelsap en twee kindermenu's op staan of die plaatsvinden op zondagavond of op de verjaardag van u, uw echtgenoot en uw twee kinderen. Dan heeft u iets uit te leggen en zult u aannemelijk moeten maken dat u daar echt 'zakelijk' was.

Worden de kosten geschrapt bij een eenmanszaak of een andere onderneming binnen de inkomstenbelasting, dan vervalt de aftrek. Bij een B.V. zullen de geschrapte kosten in zoverre veelal gelden als verkapte dividenduitkering aan de directeur-grootaandeelhouder (DGA).
 

Wettelijk verbod of beperking kostenaftrek

Er zijn ook wettelijke beperkingen gesteld aan de aftrek van kosten, zelfs als het kosten zijn die onmiskenbaar zijn gedaan in het belang van het bedrijf.
 
Voor bepaalde categoriën geldt dat de kosten en lasten in het geheel niet aftrekbaar zijn. Ik noem de kosten voor:

  • standsuitgaven (gedaan ten behoeve van persoonlijk aanzien).
  • vaartuigen die worden gebruikt voor representatieve doeleinden.
  • geldboeten (bijv. opgelegd door de strafrechter, of verkeersboeten).
  • kosten in het kader van misdrijven, en voor wapens + munitie en agressieve dieren.
  • giften/beloften/diensten in het kader van omkoping (steekpenningen).


Daarnaast zijn er kosten waarvoor beperkingen aan de aftrek gelden, waardoor ze geheel of gedeeltelijk niet in aftrek kunnen worden gebracht. Ik noem:

  • gemengde kosten, dus kosten met een privé-component: voedsel / drank / genotmiddelen, representatiekosten (bijvoorbeeld recepties, personeelsfeestje, vermaak e.d.), congressen / seminars / excursies (waarin begrepen de reiskosten de verblijfkosten). Deze kosten komen in 2014  (2013: idem) tot een bedrag van € 4.400 (drempel) niet in aftrek. Er kan echter worden gekozen om in plaats daarvan 26,5% van de uitgaven niet in aftrek te brengen. Bij B.V.'s e.d. geldt een drempel van 0,4% maal de loonsom, met een minimum van € 4.400.
  • reiskosten met privé-vervoermiddel (zoals de privé-auto of fiets): aftrekbaar is maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
  • de kosten in verband met een werkruimte in de privé-woning van de ondernemer. Onder voorwaarden is wel, met beperkingen, aftrek mogelijk voor een kwalificerende werkruimte (bespreking daarvan gaat het bestek van dit artikel te buiten).
  • kosten ten behoeve van de ondernemer zelf, zoals kleding (uitgezonderd echte werkkleding) en persoonlijke verzorging.
     

Samenvatting

De hoofdregel is helder: uitgaven in het kader van de onderneming zijn aftrekbaar! De ondernemer is vrij in zijn afweging, maar wordt daarin begrensd door de redelijkheid (de weldenkende ondernemer). Een ondernemer doet er goed aan de zakelijkheid desgevraagd te kunnen onderbouwen. Voorts zijn er wettelijke beperkingen aan de aftrek van kosten. Zie ter illustratie dit overzicht van de Belastingdienst.

Is uw interesse voor dit onderwerp gewekt? Neem dan contact op met Erik van Kan / Jon Hulst of uw contactpersoon binnen ons kantoor (telefonisch op 015-2136746 of door middel van het contactformulier).

 

Ook interessant voor u?

BTW-factuureisen

Eenmanszaak of B.V.?