Factuureisen BTW
Factuureisen BTW (omzetbelasting)
Om te voldoen aan de Nederlandse BTW-wetgeving (omzetbelasting), moeten de facturen die u aan uw klanten uitreikt aan bepaalde voorwaarden voldoen: de factuureisen. Dit is belangrijk om uw BTW-aangifte correct te kunnen doen en te voorkomen dat u boetes krijgt van de Belastingdienst. Bovendien heeft uw klant een correcte factuur nodig, om de BTW op facturen van leveranciers e.d. in aftrek te mogen brengen. In dit artikel bespreken we de belangrijkste factuureisen.
Welke informatie moet u op uw facturen vermelden?
- Volledige naam en adres van uw onderneming en van uw klant/afnemer: vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Een postbusnummer is niet voldoende!
- Het BTW-identificatienummer van uw onderneming: dit is het nummer met de landcode 'NL' ervoor (en is niet exact het zelfde als het BTW-nummer, maar lijkt er veel op). Bij een fiscale eenheid voor de omzetbelasting gaat het om het BTW-identificatienummer (en de naam) van het onderdeel dat de prestatie levert.
- Uw KvK-nummer: als uw onderneming is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, moet u het KvK-nummer op de factuur vermelden.
- De datum waarop de factuur is uitgereikt (factuurdatum).
- Een factuurnummer: u gebruikt doorlopende (opvolgende) nummering voor uw facturen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen; er mogen geen tussenliggende nummers ontbreken. Het is toegestaan om meerdere reeksen te hanteren.
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten:
- Goederen: vermeld wat voor goederen u hebt geleverd en welke hoeveelheid.
- Diensten: vermeld wat voor diensten u hebt geleverd en de hoeveelheid.
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
- De datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw:
- Verschillende btw-tarieven: vermeld de aparte bedragen. Vermeld ook de eenheidsprijs, als dit van toepassing is.
- Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst.
- Het btw-bedrag.
- BTW verlegd: indien u de BTW moet verleggen naar een andere ondernemer, dan zet u op de factuur 'btw verlegd' (en vermeldt u geen BTW-bedrag, ook geen “0%”). Daarnaast vermeldt u het BTW-identificatienummer van de afnemer op de factuur. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn bij grensoverschrijdende dienstverlening.
- Selfbilling (afnemer maakt de factuur): de factuur moet aan alle factuureisen voldoen, zoals hiervoor beschreven. Vooral het BTW-identificatienummer van de leverancier/opdrachtnemer wordt nog wel eens (ten onrechte!) vergeten. Daarnaast moet op de factuur vermeld staan 'factuur uitgereikt door afnemer'.
- BTW-vrijstelling: indien u een BTW-vrijstelling toepast, maakt u daarvan melding op de factuur. Bijvoorbeeld de kleineondernemersregeling. Als u deze regeling toepast en (onverplicht) facturen uitreikt, dan vermeldt u op de factuur dat u de kleineondernemersregeling toepast.
In sommige gevallen mag u een vereenvoudigde factuur opstellen. Dit is mogelijk als het factuurbedrag maximaal € 100 (inclusief BTW) bedraagt.
Als u uw factuur per e-mail verzendt, of met facturatiesoftware, let er dan op dat de datum van het bericht en van de factuur gelijk zijn. Een e-mail verzenden met een factuur met een datum 3 dagen later is niet correct.
Heeft een leverancier u een factuur uitgereikt die niet aan de factuureisen voldoet? Vraag dan een correcte factuur. Immers, zonder correcte factuur heeft u geen recht op aftrek van de BTW (uitgezonderd kleine foutjes, zoals tikfout in adres).
Is uw factuur correct? En die van uw leveranciers/opdrachtnemers?
