Factuureisen BTW

Factuureisen BTW (omzetbelasting)

Om te voldoen aan de Nederlandse BTW-wetgeving (omzetbelasting), moeten de facturen die u aan uw klanten uitreikt aan bepaalde voorwaarden voldoen: de factuureisen. Dit is belangrijk om uw BTW-aangifte correct te kunnen doen en te voorkomen dat u boetes krijgt van de Belastingdienst. Bovendien heeft uw klant een correcte factuur nodig, om de BTW in aftrek te mogen brengen. In dit artikel bespreken we de belangrijkste factuureisen.

Welke informatie moet u op uw facturenvermelden?

  • Volledige naam en adres van uw onderneming en van uw klant/afnemer: vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Een postbusnummer is niet voldoende!
  • Het BTW-identificatienummer van uw onderneming: dit is het nummer met de landcode 'NL' ervoor (en is niet exact het zelfde als het BTW-nummer, maar lijkt er veel op). Bij een fiscale eenheid voor de omzetbelasting gaat het om het BTW-identificatienummer (en de naam) van het onderdeel dat de prestatie levert.
  • Uw KvK-nummer: als uw onderneming is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, moet u het KvK-nummer op de factuur vermelden.
  • De datum waarop de factuur is uitgereikt (factuurdatum).
  • Een factuurnummer: u gebruikt doorlopende (opvolgende) nummering voor uw facturen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen; er mogen geen tussenliggende nummers ontbreken. Het is toegestaan om meerdere reeksen te hanteren.
  • Omschrijving van de geleverde goederen of diensten:
    • Goederen: vermeld wat voor goederen u hebt geleverd en welke hoeveelheid.
    • Diensten: vermeld wat voor diensten u hebt geleverd en de hoeveelheid.
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd.
  • De datum van een vooruitbetaling.
  • Het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw:
    • Verschillende btw-tarieven: vermeld de aparte bedragen. Vermeld ook de eenheidsprijs, als dit van toepassing is.
  • Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst.
  • Het btw-bedrag.
  • BTW verlegd: indien u de BTW moet verleggen naar een andere ondernemer, dan zet u op de factuur 'btw verlegd' (en vermeldt u geen BTW-bedrag). Daarnaast vermeldt u het btw-identificatienummer van de afnemer op de factuur. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn bij grensoverschrijdende dienstverlening.
  • Selfbilling (afnemer maakt de factuur): de factuur moet aan alle factuureisen voldoen, zoals hiervoor beschreven. Vooral het BTW-identificatienummer van de leverancier/opdrachtnemer wordt nog wel eens (ten onrechte!) vergeten.
  • BTW-vrijstelling: indien u een BTW-vrijstelling toepast, maakt u daarvan melding op de factuur. Bijvoorbeeld de kleineondernemersregeling. Als u deze regeling toepast en (onverplicht) facturen uitreikt, dan vermeldt u op de factuur dat u de kleineondernemersregeling toepast.

In sommige gevallen mag u een vereenvoudigde factuur opstellen. Dit is mogelijk als het factuurbedrag maximaal € 100 (inclusief BTW) bedraagt.

Als u uw factuur per e-mail verzendt, of met facturatiesoftware, let er dan op dat de datum van het bericht en van de factuur gelijk zijn. Een e-mail verzenden met een factuur met een datum 3 dagen later is niet correct.

Is uw factuur correct? En die van uw leveranciers/opdrachtnemers?


De ZZP-wet (Wet VBAR)

Inleiding

Op vrijdag 6 oktober 2023 heeft Minister van Gennip het consulatiewetsvoorstel Wet Verduidelijking beoordeling arbeidsrelaties en rechtsvermoeden (“VBAR”) gepubliceerd. Het is de bedoeling dat dit de opvolger wordt van de geflopte Wet DBA en wordt ook wel de “ZZP-wet” genoemd. Reageren op het concept-wetsvoorstel kan tot en met 10 november 2023. Aan de hand daarvan kan aanpassing plaatsvinden voordat het al dan niet daadwerkelijk als wetsvoorstel wordt ingediend. Op de dag van publicatie van dit artikel op onze website waren er al bijna 300 reacties geplaatst. Die geven aan dat velen niet blij zijn met de gekozen insteek. Voor het kabinet en de vakbonden is het voorkomen van schijnzelfstandigheid belangrijke, terwijl daartegenover de ZZP-ers graag hun vrijheid behouden.

Algemeen

Het kabinet wil de regelgeving rondom de beoordeling van arbeidsrelaties verduidelijken en het grijze gebied tussen werknemers en zelfstandigen verkleinen. Het doel van het (concept-)wetsvoorstel is om dat te doen door het verduidelijken van de voor het begrip arbeidsovereenkomst in het Burgerlijk Wetboek (artikel 7:610) opgenomen open norm ‘werken in dienst van’ (gezag). Daarbij ligt oorspronkelijk de nadruk op het geven van instructies en houden van toezicht (uitoefening van “gezag”). Het voorlopige wetsvoorstel maakt duidelijk dat van ‘werken in dienst van’ ook sprake is bij werk dat ‘organisatorisch is ingebed’ in het bedrijf van de werkgever/opdrachtgever. Inbedding betekent dat de werkzaamheden worden verricht binnen het organisatorische kader van de organisatie van de werkgever/opdrachtgever, behoren tot de kernactiviteit van die organisatie, een structureel karakter binnen de organisatie hebben, en zij-aan-zij worden verricht met werknemers die soortgelijke werkzaamheden verrichten. Het criterium ‘werken voor eigen rekening en risico’ in de betreffende arbeidsrelatie wordt in de wettelijke regeling toegevoegd als element dat erop wijst dat juist geen sprake is van ‘werken in dienst van’ (contra-indicatie).

Beoordeling arbeidsrelatie

Het zou bij het aannemen van een klus makkelijker moeten worden om te bepalen of dat een opdracht als zelfstandige is of een werkgever-werknemersverhouding. Dat wordt een ABC-tje aan de hand van de hoofdelementen.
Er is sprake van werken in dienst van, dus in dienstverband bij een werkgever, als:

  1. de arbeid wordt verricht onder werkinhoudelijke aansturing door de werkgever, OF
  2. de arbeid of de werknemer organisatorisch is ingebed in de organisatie van de werkgever; EN
  3. de werknemer de arbeid niet voor eigen rekening en risico verricht.

Als voor A en B “nee” geldt, is er geen gezagsrelatie en is daarom geen sprake van een dienstbetrekking. Als er voor de indicaties A en/of B een “ja” is, is dat een aanwijzing dat er een gezagsverhouding is en dus een arbeidsovereenkomst. Dan moet vervolgens worden beoordeeld ten opzichte van contra-indicatie C - werken voor eigen rekening en risico - wat zwaarder weegt binnen de betreffende arbeidsrelatie. Als A/B en C in evenwicht zijn, moeten de C+ indicaties (“aanvullend”) de doorslag geven. Dat zijn feiten en omstandigheden die erop wijzen dat de persoon zich als ondernemer in het economisch verkeer gedraagt.

De C+ indicaties kijken buiten de te beoordelen arbeidsrelatie. Daarbij valt volgens de toelichting te denken aan: meerdere opdrachtgevers per jaar; tijd en/of geld besteden aan het verwerven van een reputatie en het vinden van nieuwe klanten of opdrachtgevers; bedrijfsinvesteringen van enige omvang; zich administratief gedragen als zelfstandig ondernemer (is ingeschreven bij de KVK, is btw-ondernemer en/of heeft recht op de fiscale voordelen van het ondernemerschap zoals ondernemersfaciliteiten).

Rechtsvermoeden bij uurtarief < € 32,24

Bij een uurtarief van minder dan € 32,24 geldt het (civiel-juridische) rechtsvermoeden dat er sprake is van werknemerschap (arbeidsovereenkomst). Dit rechtsvermoeden kan worden ingeroepen door de werkende (of vertegenwoordiger) en beoogt kwetsbare werknemers de helpende hand te bieden. Het is een weerlegbaar vermoeden. Helaas voor ZZP-ers werkt het niet zo dat er boven een uurtarief een vermoeden van zelfstandigheid geldt.

Onze mening

Het concept-wetsvoorstel beoogt door verduidelijking van het criterium “gezag” de huidige onwerkbare situatie werkbaar te maken. Daarbij wordt vooral gekeken naar de te beoordelen arbeidsrelatie in plaats van naar de persoon waar het om gaat (de ZZP-er / ondernemer / DGA). De nieuwe regels vragen bovendien om een afweging van elementen (subjectief). Het rechtsvermoeden van een uurtarief van minder dan € 32,24 betekent voor de ZZP-er helaas geen “safe haven” voor zelfstandigheid (gemiste kans!). Veel grijs, weinig zwart/wit, dus voer voor discussie (met name - achteraf - met de Belastingdienst), en onzekerheid waar dat nou juist niet de bedoeling is! Een fundamentele heroverweging van de ZZP-problematiek blijft achterwege.

Wordt vervolgd ..…!


Wijziging regels minimaal DGA-salaris vanaf 2023

Werkt u bij uw “eigen” BV.? Dan is nu het moment om te (laten) beoordelen of uw loon nog voldoet aan de regels van het minimaal te genieten salaris. Daarbij speelt de afschaffing per 2023 van de “doelmatigheidsmarge” een rol. Op basis daarvan mocht het salaris maximaal 25% lager liggen dan dat van de meest vergelijkbare dienstbetrekking. Zat u op de ondergrens, dan zal een verhoging nodig zijn; u krijgt verplicht opslag!

Een aanmerkelijk belanghouder (“DGA”) of de partner die werkt voor de eigen BV moet een “gebruikelijk loon” ontvangen, dus er geldt dan een fiscale ondergrens aan het salaris. Als minimum geldt het hoogste van de volgende bedragen:

  • 100% van het loon uit de meest vergelijkbare dienstbetrekking (2022: 75%);
  • het hoogste loon van de werknemers die in dienst zijn van de BV of een gelieerde BV;
  • € 51.000 (2022: € 48.000).

Veelal zal € 51.000 het minimum zijn, maar in bepaalde situaties is een lager gebruikelijk loon mogelijk, bijvoorbeeld bij parttime werk. Zorg dat uw loon niet te laag is, want dan kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag (met rente en eventueel boete) opleggen. U doet er goed aan de onderbouwing van uw salaris in uw dossier op te slaan, zoals loongegevens van vergelijkbare banen.


Tijdelijk stelsel Box 3 vanaf 2023

Per 1 januari 2023 is de systematiek van Box 3 (in de volksmond “vermogensbelasting”) box 3-gewijzigd. Deze systematiek is gebaseerd is op de forfaitaire spaarvariant en is bedoeld om te gelden zal tot en met 2025. Per 2026 zou een nieuw Box 3-stelsel, waarin belasting wordt geheven over het werkelijke rendement, in werking moeten treden.

Het tijdelijke Box 3-stelsel in de jaren 2023 tot en met 2025 is vergelijkbaar met het systeem waarop - als gevolg van het “Kerst-arrest - herstel van onjuiste Box 3-heffing over de jaren 2017 tot en met 2022 plaatsvindt. Hierbij wordt grofweg het Box 3-vermogen onderscheiden in banktegoeden, overige bezittingen en schulden. Op elke categorie wordt vervolgens een ander - forfaitair - rendementspercentage losgelaten.

Op de banktegoeden wordt een laag percentage, afgeleid van de spaarrente, toegepast. Het percentage over 2023 is nu nog niet bekend, want deze wordt pas na afloop van het belastingjaar bepaald. Voorlopig wordt 0,36% gehanteerd. Het percentage dat geldt over 2022 is 0,00%. In 2021 bedroeg dit percentage 0,01%. Op overige bezittingen, dus al het Box 3-bezit behalve banktegoeden, wordt in 2023 een percentage van 6,17% toegepast (2022: 5,53%). Schulden zijn niet aftrekbaar tegen de werkelijke rente maar slechts tegen een forfaitair percentage. Ook dit percentage wordt pas na afloop van 2023 vastgesteld. Het percentage voor 2022 is 2,28%; over 2021 bedroeg dit percentage 2,46%.

Uitgaande van de genoemde percentages is het verstandig de samenstelling van uw vermogen tegen het licht te houden. Daarmee krijgt u inzicht in de gevolgen van de nieuwe Box 3-heffing voor uw situatie. Het kan reden zijn om wijzigingen aan te brengen in uw beleggingsportefeuille of om uw voorlopige aanslag inkomstenbelasting 2023 aan te passen. Ook de structurering van vermogen met gebruik van een B.V. verdient herbeoordeling en wellicht aanpassing van de beleggingen die in prive of juist in de B.V. worden aangehouden.

Schuiven met overige bezittingen en schulden om op die manier belasting te besparen (peildatumarbitrage) wordt in de nieuwe regeling tegengegaan. Niet elke verschuiving in de periode van 1 oktober 2022 tot 1 april 2023 wordt echter geraakt door deze bepaling. Bovendien is er een tegenbewijsregeling. U moet dan kunnen aantonen dat u met de verschuiving zakelijke, niet-fiscale, motieven had.

Verhuurt u woningen? Dan krijgt u te maken met de actualisering per 2023 van de tabel “leegwaarderatio”, oftewel de waardedruk wegens verhuurde staat. Dit heeft tot gevolg dat verhuurde woningen voor een hogere waarde in aanmerking genomen in Box 3. Verhuurt u aan gelieerde partijen, zoals naaste familie, of zijn de contracten kortlopend (2 jaar of korter voor een woning; 5 jaar of korter voor een kamer)? Dan geldt de tabel vanaf 2023 helemaal niet meer.

Overige relevante wijzigingen van Box 3 zijn: de verhoging van het tarief van 31% in 2022 naar 32% in 2023, 33% in 2024 tot 34% in 2025. Het heffingvrije vermogen wordt per 2023 verhoogd naar € 57.000 (€ 114.000 voor fiscale partner).

Het is de bedoeling dat vanaf 2026 een box 3-stelsel op basis van het werkelijk rendement wordt geïntroduceerd. Staatssecretaris Van Rij heeft inmiddels meerdere malen aangegeven dat er dan niets fout mag gaan, dus hij twijfelt zelf aan de haalbaarheid. In zijn briev van 9 februari 2023 heeft hij een alternatief geschetst van een Box 3-heffing op basis van een actueler en verder verfijnd stelsel van forfaitaire rendementen per categorie.

Het mag duidelijk zijn dat er aan het nieuwe stelsel van Box 3 nog altijd de nodige bezwaren kleven! Zo wordt nog steeds gerekend met veronderstelde rendementen (forfaits) met slechts onderscheid tussen spaargeld - overige bezittingen - schulden, waarvan de vraag is of ze voldoende aansluiten bij het werkelijke rendement. Deze rendementen lopen in de tijd ook nog eens achter bij het belastingjaar waarop ze zien en worden gebaseerd op een bepaalde - wederom veronderstelde - samenstelling van het overige bezit (zoals onroerende zaken, aandelen, obligaties). De vraag is of het stelsel de rechterlijke toets zal doorstaan….. Velen zullen daarom bezwaar maken tegen belastingaanslagen waarin Box 3 is begrepen (ook over jaren voor 2023). Het is nog niet bekend of hier een collectieve regeling voor komt, maar er is geen twijfel over dat er procedures gevoerd gaan worden (o.a. door de Bond voor Belastingbetalers).


Eenmanszaak of B.V.?

Inleiding

Met dit artikel willen we ondernemers informatie verschaffen over twee hoofdvormen waarin een onderneming kan worden gedreven: de eenmanszaak en de B.V., en de keuze tussen beiden. Daar bestaan namelijk nogal misverstanden over. Deze informatie kan van pas komen bij de start van een onderneming, maar ook als een ondernemer tijdens het bestaan van de onderneming stil wil staan bij vraag of de ooit gekozen rechtsvorm (nog) de juiste is.

Hierna beschrijf ik voor de eenmanszaak en de B.V. de belangrijkste fiscale en juridische aspecten met als doel te helpen bij de afweging ‘eenmanszaak of B.V.’?

De eenmanszaak

Juridische aspecten

Wanneer iemand voor eigen rekening en risico een onderneming drijft, is er sprake van een eenmanszaak. Deze rechtsvorm maakt geen onderscheid tussen privé-vermogen en ondernemingsvermogen. Hieruit volgt dat winsten direct aan de ondernemer ten goede komen, maar ook dat de ondernemer als persoon volledig aansprakelijk is voor schulden van de onderneming. In het ergste geval kan een zakelijke schuldeiser zijn vordering verhalen op het privé-vermogen van de ondernemer, bijvoorbeeld de woning. Dit is de reden dat veel ondernemers zijn getrouwd op huwelijkse voorwaarden en het huis ‘op naam’ van de niet-ondernemende huwelijkspartner staat. Het voorgaande – privé-aansprakelijkheid – geldt eveneens voor ondernemers die samen met één of meer firmanten werkzaam zijn in een vennootschap onder firma (v.o.f.). Ook een maat in een maatschap kan in privé aansprakelijk worden gesteld, doch hierbij gelden enkele afwijkingen waarop ik in dit kader niet verder zal ingaan.

Fiscale aspecten

Over de winst die de ondernemer behaalt met de onderneming is inkomstenbelasting verschuldigd. De verschuldigde inkomstenbelasting wordt berekend aan de hand van de bekende tariefschijven (2018: Box 1; oplopend van 36,55% tot 52% vanaf een belastbaar inkomen uit werk en woning van € 68.507). Alvorens de verschuldigde belasting over de winst te berekenen kan de ondernemer op de winst een bedrag in aftrek brengen voor zijn oudedagsvoorziening (oudedagsreserve voor ondernemers: ook wel bekend als ‘FOR’) en vanwege het feit dat hij ondernemer is (de ondernemersfaciliteiten zoals zelfstandigenaftrek, meewerkaftrek, stakingsaftrek) . Voorts kan gebruik worden gemaakt van de MKB-winstvrijstelling. Deze biedt ondernemers een vrijstelling ter grootte van 14% van de winst. Anders gezegd: het maximale tarief inkomstenbelasting 2018 van de ondernemer daalt daarmee van 52% naar 44,7%.

Het voorgaande geldt eveneens voor ondernemers die samen met één of meer firmanten of maten een vennootschap onder firma of maatschap drijven.

De B.V. (Besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid)

Juridische aspecten

Een andere rechtsvorm waarin de onderneming kan worden ondergebracht is de Besloten Vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, kortweg ‘B.V.’. Het vermogen van de B.V. is verdeeld in aandelen die bij oprichting aan de oprichter(s) worden uitgereikt . Elk aandeel geeft de houder daarvan (aandeelhouder) normaliter recht op inspraak (stemrecht in de algemene vergadering van aandeelhouders) en een deel van de winst (dividend). Een B.V. is een rechtspersoon. Dit betekent dat de B.V. los van haar aandeelhouders rechten en verplichtingen kan aangaan en daarvoor, behoudens enkele uitzonderingen die gelden voor bestuurders, zelf aansprakelijk is. Schuldeisers kunnen hun vordering in principe dan ook slechts verhalen op de B.V. zelf. Een aandeelhouder loopt daardoor het risico dat zijn aandelen niets meer waard zijn, maar het privé-vermogen blijft buiten schot . Voor het oprichten van een B.V. is het al enige tijd niet meer nodig een bedrag van tenminste € 18.000 als kapitaal te storten.

Fiscale aspecten

Belasting van de winst van een onderneming in de vorm van een B.V. vindt plaats in drie etappes.

Allereerst krijgt ‘de ondernemer’ als directeur een salaris dat belast is met loon/inkomstenbelasting. Aan de hoogte van dit salaris zijn minimumeisen gesteld.

De winst na aftrek van het salaris van de directeur wordt belast met vennootschapsbelasting. Het tarief (2020) bedraagt 16,5% over de eerste € 200.000 en daarboven 25%. Dit tarief zal de komende jaren worden verlaagd.

De winst die na de heffing van vennootschapsbelasting resteert, kan (op een zelf te kiezen moment) worden uitgekeerd aan de aandeelhouder. Over deze winstuitkering is 26,25% (2020) inkomstenbelasting verschuldigd (Box 2). Vanaf 2021 bedraagt dit tarief 26,9%.

De gezamenlijke druk van inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting over de winst (na aftrek van de directeursbeloning) bedraagt – afhankelijk van de hoogte van de winst – 38,4% (bij 16,5% vennootschapsbelasting) tot maximaal 44,7% (bij 25% vennootschapsbelasting).

Andere mogelijkheden die de rechtsvorm B.V. biedt

  • Het – bij overgang naar de B.V. – vormen van een lijfrentevoorziening bij de eigen B.V. Dit kan de kosten van een verzekeringsmaatschappij buiten de deur houden en biedt liquiditeitsvoordeel.
  • Optimaliseren van de beleggingsstrategie B.V.-privé.
  • Het oversluiten van de hypotheek bij de bank door middel van lenen bij de B.V.
  • Mogelijkheid tot gebruikmaking van de ‘deelnemingsvrijstelling’, op basis waarvan de winst bij verkoop van een dochter-B.V. (mits juist gestructureerd) vrij van vennootschapsbelasting kan blijven.
  • Het veiligstellen van winsten in een holding-B.V. (ook wel ‘Beheer-B.V.’ genoemd). Ook dit geldt slechts bij een juiste structurering.
  • Diverse mogelijkheden tot het vormgeven van samenwerkingsverbanden.

Vergelijking eenmanszaak-B.V.

De verschillen tussen de B.V. en de eenmanszaak betreffen in hoofdzaak aansprakelijkheid en belastingdruk. Bij een keuze voor de B.V. bestaan betere mogelijkheden voor  afscherming van het privé-vermogen dan bij de eenmanszaak. Dit kan in gevallen waarin de aansprakelijkheidsrisico’s niet goed zijn af te dekken door middel van algemene voorwaarden en/of een aansprakelijkheidsverzekering reden zijn om te kiezen voor de B.V. Bij vergelijking van de belastingdruk bij een keuze voor eenmanszaak of B.V. blijkt dat pas bij hoge winsten de B.V. fiscaal voordeliger is. Pas dan wordt het gemis van de zelfstandigenaftrek en de MKB-winstvrijstelling ingehaald door de lagere belastingdruk en het feit dat over de winsten van de B.V. na heffing van vennootschapsbelasting niet direct de aanvullende 26,25% inkomstenbelasting is verschuldigd (maar pas over het jaar waarin gekozen is voor een dividenduitkering).  Bijvoorbeeld: Een 40-jarige ondernemer is in staat een winst te behalen van € 75.000 per jaar. Bij de berekeningen wordt geen rekening gehouden met de eigen woning en overig arbeidsinkomen. Bij de berekening van de winst van de eenmanszaak is gebruik gemaakt van de oudedagsreserve voor ondernemers. Bij de berekening voor de B.V. is geen rekening gehouden met opbouw van pensioen in eigen beheer (vervallen in 2017), maar wel met een inleg in een lijfrentespaarrekening/ lijfrentebeleggingsrekening van € 7.000 (waarvan € 5.000 jaarruimte en € 2.000 veronderstelde reserveringsruimte).

 

Eenmanszaak

Winst                                                               75.000

Af: zelfstandigenaftrek                                 –   7.030

Af: oudedagsreserve                                    –   7.080

Af: MKB-winstvrijstelling (14%)                    –   8.525

Belastbare winst (Box 1)                                 52.365

 

Inkomstenbelasting+premie Zvw 2020           19.653

Latente inkomstenbelasting (i.v.m. FOR)           1.539

Totale belastingdruk ‘eenmanszaak’           21.192

 

B.V.

Winst                                                                75.000

Af: directeursbeloning                                   –  50.000

Winst (na aftrek loon en pensioen)                  25.000

Vennootschapsbelasting 2020                          4.125

 

Inkomstenbelasting+premie Zvw 2020            17.430

Latente inkomstenbel. (over een met 10 jaar

uitgesteld dividend en over lijfrente)                 6.128

Totale belastingdruk ‘B.V.’                             24.672

In dit voorbeeld biedt de eenmanszaak de ondernemer een lagere belastingdruk. Over het belastingjaar zelf heeft de B.V. een belastingdruk die € 1.110 lager ligt dan van de eenmanszaak, maar met toekomstige fiscale claims op oudedagsreserve / lijfrente / dividend meegerekend blijkt de eenmanszaak € 3.479 (netto) voordeliger uit te vallen. Zonder bijkomende argumenten, zoals aansprakelijkheidsbeperking of de verwachting dat de onderneming verkoopbaar is en ooit voor veel geld zal worden verkocht – is in dit voorbeeld de rechtsvorm eenmanszaak fiscaal de voordeligste keuze. Dit kan in een ander jaar, bij andere omstandigheden en andere getallen uiteraard anders zijn.

De vraag vanaf welke winst de B.V. fiscaal voordeliger wordt (omslagpunt) hangt mede af van aftrekposten in privé (hypotheekrente, arbeidsongeschiktheidsverzekering, etc.) en kan dus voor iedere ondernemer weer anders zijn. Bij een keuze dient tevens rekening te worden gehouden met de hogere jaarlijkse kosten die een B.V. heeft zoals de kosten van de salarisadministratie voor de directeur-eigenaar, aangifte vennootschapsbelasting, opmaken publicatiestukken KvK. Daarmee is in bovenstaand rekenvoorbeeld nog geen rekening gehouden.

Conclusie

Uit overwegingen van aansprakelijkheidsbeperking kan de B.V. voordelen bieden boven de eenmanszaak. Voor wat betreft de belastingdruk verdient de eenmanszaak tot een zeker winstniveau de voorkeur. Indien zeer hoge winsten worden behaald (omslagpunt wanneer rekening wordt gehouden met latente belasting over dividend/pensioen veelal niet beneden een winst van € 150.000) wordt een B.V. ‘fiscaal’ voordelig. Hierbij spelen ook zaken als pensioen een rol (oudedagsreserve voor de ondernemer en pensioen in eigen beheer voor de DGA) en de vraag of de onderneming in de toekomst verkoopbaar is. Onderzoek (EIM.net) wijst uit dat het imago van de B.V. eveneens een rol speelt bij de rechtsvormkeuze.

Wanneer de keuze is gevallen op de B.V. volgt de vraag naar de juiste ‘structuur’: één B.V., een holding met een werkmaatschappij, etc. Het gaat het kader van dit artikel te buiten om hier verder op in te gaan. Indien u thans onderneemt vanuit een B.V. kan het zijn dat de B.V. niet meer de meest geschikte rechtsvorm is. Dat kan bijvoorbeeld liggen in een gewijzigd risicoprofiel van de onderneming of in het feit dat de B.V. (binnen de fiscale wetgeving anno 2020) fiscaal niet meer past. Er zijn verschillende mogelijkheden om zonder al teveel ‘kleerscheuren’ een terugkeer uit de B.V. te realiseren en uw onderneming (weer) als eenmanszaak of vennootschap onder firma / maatschap te gaan drijven (eventueel zelfs naast uw B.V.). Dan komen uiteraard de hiervoor behandelde ondernemersfaciliteiten weer in beeld.

Uiteraard is bovenstaand overzicht niet uitputtend. De beantwoording van de vraag ‘B.V. ja of nee’ is niet eenvoudig en per situatie weer anders. Bedoeld is u een eerste indruk te hebben gegeven van de afweging ‘eenmanszaak of B.V.‘. Indien u vragen heeft of eens over het bovenstaande van gedachten wilt wisselen kunt u contact opnemen met Erik van Kan of Jon Hulst (tel. 015-2136746 of via het contactformulier).

Welke uitgaven zijn aftrekbaar als bedrijfskosten?

Welke kosten zijn aftrekbaar van de winst van uw onderneming?

Inleiding

Welke kosten zijn aftrekbaar van de winst van uw onderneming? Een vraag die bij veel ondernemers wel eens opkomt is welke kosten wel aftrekbaar zijn binnen de onderneming en welke niet. Het is zonde om wat dat betreft kansen te missen! Kosten die aftrekbaar zijn verlagen immers de belastbare winst en daarmee de verschuldigde belasting. Wie wil er nu teveel betalen …? 

Wat is de afweging die de boekhouder maakt c.q. zou moeten maken als hij uw administratie aan het verwerken is en hij de factuur van uw derde iPad en alweer uw tweede nieuwe laptop dit jaar tegenkomt, alsmede de maandelijkse facturen van de kosten voor de abonnementen van drie mobiele telefoonnummers? Om nog maar niet te spreken over de Belastingdienst, die bij u een boekenonderzoek zou kunnen instellen. 

De regels zijn voor ondernemers die werken vanuit een B.V., met uitzonderingen, grosso modo hetzelfde als voor ondernemers in de inkomstenbelasting. In het navolgende laat ik de renteaftrekbeperkingen die bij B.V.’s e.d. gelden buiten beschouwing, evenals de problematiek van onzakelijke geldleningen.

Aftrekbare kosten

Uitgaven die zijn gedaan met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming kunnen (ineens dan wel via afschrijving) ten laste van het resultaat worden gebracht! Oftewel, de kosten moeten hun oorzaak vinden in de ondernemingsactiviteiten om aftrekbaar te zijn. Daarbij geldt dat de Belastingdienst niet op de stoel van de ondernemer mag gaan zitten en zich dus niet mag te bemoeien met de afweging of een uitgave nuttig / nodig is en of het goedkoper had gekund. Dat bepaalt de ondernemer zelf! 

Daarmee zou dit artikel eigenlijk eindigen, ware het niet dat er enkele beperkingen en nuances zijn die voortvloeien uit rechtspraak en wetgeving.

Toetsing

De al dan niet zakelijke bedoelingen van de ondernemer zijn dus bepalend voor de aftrekbaarheid van een uitgave. Dat is echter anders als er een zodanige wanverhouding bestaat tussen een uitgave en het nut daarvan dat geen weldenkend ondernemer vol kan houden dat deze is gedaan in het zakelijke belang van de onderneming. Een bekend voorbeeld is de medisch specialist die een vliegtuig (Cessna) aanschafte om patiënten in het buitenland te kunnen bezoeken. Dat vond de belastingrechter te ver gaan. Van de totale kosten van het vliegtuig werd daarom slechts een deel, corresponderend met het veronderstelde zakelijke nut, in aftrek toegestaan. Andere bekende voorbeelden uit de fiscale rechtspraak zijn het wagenpark-arrest (ook wel bekend als het Bentley-arrest; de eigenaar hield nogal van exclusieve auto’s en had er daarvan meer dan 40 op de zaak aangeschaft…), het renpaarden-arrest (uitzenbureau heeft twee renpaarden, promotiekosten / hobby?), en het kart-arrest (kart-team van de zoon van de ondernemer).

Zakelijk of privé?

De Belastingdienst mag wel de aard van de uitgaven beoordelen: wordt met de uitgave een zakelijk doel nagestreefd of gaat het om privé-aangelegenheden van de ondernemer? Voor zover uitgaven worden gedaan voor privé-doeleinden zijn ze niet aftrekbaar. Soms moet dus een splitsing zakelijk-privé worden gemaakt. Deze beoordeling kan tot discussie met de fiscus leiden, waarbij deze soms via een omweg toch probeert het nut en de noodzaak aan de orde te stellen. Een voorbeeld uit de rechtspraak ging over een advocaat die een poloteam sponsorde. De rechter oordeelde dat een deel van de kosten voortkwam uit ‘persoonlijke affiniteit’ met de sport, en schrapte in zoverre de aftrek.

Wees dan ook niet verbaast als bij een boekenonderzoek door de Belastingdienst vragen worden gesteld over bonnetjes van ‘zakendiners’ waar steevast 4 fristi’s, 4 appelsap en twee kindermenu’s op staan of die plaatsvinden op zondagavond of op de verjaardag van u, uw echtgenoot en uw twee kinderen. Dan heeft u iets uit te leggen en zult u aannemelijk moeten maken dat u daar echt ‘zakelijk’ was. 

Worden de kosten geschrapt bij een eenmanszaak of een andere onderneming binnen de inkomstenbelasting, dan vervalt de aftrek. Bij een B.V. zullen de geschrapte kosten in zoverre veelal gelden als verkapte dividenduitkering aan de directeur-grootaandeelhouder (DGA) of moeten ze aan de B.V. worden terugbetaald (“rekening-courant”).

Wettelijk verbod of beperking kostenaftrek

Er zijn wettelijke beperkingen gesteld aan de aftrek van kosten, zelfs als het kosten zijn die onmiskenbaar zijn gedaan in het belang van het bedrijf.
 
Voor bepaalde categorieën geldt dat de kosten en lasten in het geheel niet aftrekbaar zijn. Ik noem de kosten voor:

  • standsuitgaven (gedaan ten behoeve van persoonlijk aanzien).
  • vaartuigen die worden gebruikt voor representatieve doeleinden.
  • geldboeten (bijv. opgelegd door de strafrechter, of verkeersboeten).
  • kosten in het kader van misdrijven, en voor wapens + munitie en agressieve dieren.
  • giften/beloften/diensten in het kader van omkoping (steekpenningen).

Daarnaast zijn er kosten waarvoor beperkingen aan de aftrek gelden, waardoor ze geheel of gedeeltelijk niet in aftrek kunnen worden gebracht. Ik noem:

  • gemengde kosten, dus kosten met een privé-component: voedsel / drank / genotmiddelen, representatiekosten (bijvoorbeeld recepties, personeelsfeestje, vermaak e.d.), congressen/ seminars/ excursies (waarin begrepen de reiskosten de verblijfkosten). Deze kosten komen in 2020 tot een bedrag van € 4.700 (drempel) niet in aftrek. Er kan echter worden gekozen om in plaats daarvan 20% (inkomstenbelasting-ondernemers) / 26,5% (ondernemers vennootschapsbelasting, zoals B.V.’s) van de uitgaven niet in aftrek te brengen. Bij B.V.’s e.d. geldt bovendien dat de drempel van € 4.700 wordt verhoogd tot 0,4% van de loonsom, als dat hoger uitkomt.
  • reiskosten met privé-vervoermiddel (zoals de privé-auto of fiets): aftrekbaar is maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer.
  • de kosten in verband met een werkruimte in de privé-woning van de ondernemer. Onder voorwaarden is wel, met beperkingen, aftrek mogelijk voor een werkruimte als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
  • kosten ten behoeve van de ondernemer zelf, zoals kleding (uitgezonderd echte werkkleding) en persoonlijke verzorging.

Samenvatting

De hoofdregel is helder: uitgaven in het kader van de onderneming zijn aftrekbaar! De ondernemer is vrij in zijn afweging, maar wordt daarin begrensd door de redelijkheid (de weldenkende ondernemer). Een ondernemer doet er goed aan de zakelijkheid desgevraagd te kunnen onderbouwen. Voorts zijn er wettelijke beperkingen aan de aftrek van kosten. Zie ter illustratie dit overzicht van de Belastingdienst.

Is uw interesse voor dit onderwerp gewekt? Neem dan contact op met Erik van Kan / Jon Hulst of uw contactpersoon binnen ons kantoor (telefonisch op 015-2136746 of door middel van het contactformulier).